ALPEN- klasyczna metoda zarządzania czasem

Świat pędzi, a my chcąc nie chcąc, pędzimy razem z nim. Gnamy przed siebie na łeb, na szyję, na złamanie karku. Żyjemy coraz szybciej i coraz intensywniej- to nie ulega żadnej wątpliwości. Nie zanosi się na to, aby ten stan rzeczy uległ zmianie. Jak świat długi i szeroki ludzie usiłują poradzić sobie jakoś z organizacją dnia codziennego. Szukają sposobu idealnego dla siebie, takiego, który doskonale wpisze się w ich życie i ułatwi ogarnianie codzienności. Tymczasem sposobów zarządzania czasem jest tak wiele, jak wiele jest ludzkich osobowości. Zgodzisz się ze mną, że każdy jest inny i każdemu pasuje co innego. To tak jak z ubraniami; to co na jednym leży świetnie i dodaje wdzięku, na drugim wygląda po prostu źle i go oszpeca. Dlatego metoda organizacji czasem powinna być jak dobrze skrojony płaszcz- na miarę, pod jednego konkretnego człowieka. Czasami trzeba "przymierzyć" kilka, kilkanaście rodzajów metod, żeby trafić na idealną dla siebie.

ALPEN- idealnie skrojona dla Ciebie

Dzisiaj "przymierz" sposób ogarniania rzeczywistości, który nosi wdzięczną nazwę ALPEN. Kto wie, być może to właśnie dla Ciebie okaże się tym idealnie skrojonym płaszczem, który doda urody Twojemu życiu? ALPEN to akronim od niemieckim słów, które prawdę mówiąc z Alpami niewiele ma wspólnego, ale tworzy wdzięczną, łatwą do zapamiętania i miłą dla ucha nazwę. Tak właśnie szusujesz po stokach ALPEN:

1. Zapisz listę swoich zadań na dzisiejszy dzień. Na początek pogrupuj zadania kategoriami, tzn. osobna kartka zatytułowana PRACA, osobna- RODZINA, jeszcze inna- NAUKA itd. (Aufgaben)

2. Określ czas, który potrzebujesz na ich wykonanie wraz z dodatkowym czasowym zabezpieczeniem. Bądź uczciwy wobec samego siebie i pamiętaj, że zawsze lepiej zaokrąglić czas potrzebny na wykonanie zadania w górę. (Länge schätzen)

3. Zaplanuj 60% czasu, który masz do wykorzystania, zachowując 40% tego czasu na nieprzewidziane okoliczności. Przecież nigdy nie zabierasz się za kolejne zdania chwilę po zakończeniu pierwszego, prawda? Odpoczywasz, parzysz kawę czy po prostu wyglądasz przez okno. I bardzo dobrze! Należy Ci się odpoczynek. Uwzględnij go koniecznie w swoim planie. (Pufferzeit einplanen)

4. Wyznacz priorytety. Poświeć dłuższą chwilę na dokładnie przeanalizowanie zadań, jakie masz do wykonania w dniu dzisiejszym, tak żeby odpowiednio je sklasyfikować od tych najważniejszych, najistotniejszych aż do tych najmniej ważnych, błahych, mało istotnych. (Entscheidung treffen)

5. Odhaczaj kolejne punkty oraz przenieś niezrealizowane zadania na następny dzień. To bardzo ważne, żebyś widział odhaczone punkty na Twoim planie. To motywuje, a przecież motywacja jest Ci potrzebna.

ALPEN to prawdziwy klasyk zarządzania czasem. Metoda prosta i skuteczna.

Dla kogo?

Metoda ta będzie doskonała dla osób, które mają tendencję do przeładowywania swojego kalendarza, wpisując w niego obowiązki i rzeczy do zrobienia bez ładu i składu tak, że często brakuje w nim miejsca. Wypełniają dzień co do minuty. Zakładają, że jakoś uda im się pójść do pracy, potem zrobić zakupy dla całej rodziny, ugotować obiad, pójść na siłownię, potem na pizzę z przyjaciółmi, w międzyczasie napisać projekt dla szefa, pouczyć się angielskiego i zajrzeć na wywiadówkę do szkoły dziecka... A do tego jeszcze liczą na to, że spokojnie wieczorem obejrzą film w telewizji. Niewykonalne, prawda? Nie da się zrobić z jednej godziny dwóch. Czas nie jest z gumy. Metoda ALPEN pomaga wyjść z tego błędnego koła w bardzo prosty sposób- niejako pojmując czas od końca. Zupełnie odwraca tok myślowy podczas planowania dnia, zmusza do spojrzenia na czas z innej perspektywy, od końca właśnie. Zazwyczaj zaczynasz dzień od wpisania w kalendarz swoich obowiązków, a potem usiłujesz rozciągnąć dobę tak, aby zmieścić w niej wszystko co sobie założyłeś? Tymczasem doba ma tylko 24 godziny... tak, wiem, Eureka, ale przyznaj, że często zachowujesz się tak, jakbyś o tym prostym fakcie zapomniał. Doba ma określoną ilość godzin i czas najwyższy właśnie to sobie uświadomić. Dowiedz się ile czasu tak naprawdę masz i z czym przyszło Ci pracować.

Jak to działa?

Najlepiej rozpisz sobie wszystko na kartce. Na przykład w taki sposób:

- doba ma 24 godziny

- śpię 8 godzin

- w pracy spędzam 8 godzin

- dojazd do pracy zajmuje mi 1 godzinę

- na codzienną rutynę typu jedzenie, prysznic itd. poświęcam 1 godzinę

- zostaje mi 6 godzin

Teoretycznie powinniśmy zapełniać zadaniami tylko 60% naszego czasu, a pozostałe 40% mieć w zapasie. Czynności nigdy nie następują płynnie po sobie, bez żadnej przerwy, więc taki czasowy zapas jest Ci bardzo potrzebny. Masz więc 5 godzin albo nawet jeszcze mniej, w które usiłujesz wcisnąć wszystko co tylko się da, a potem dziwisz się, dlaczego znowu ścigasz się z czasem i dlaczego znowu nie udało Ci się pójść na siłownię, pomimo planu, który rano stworzyłeś. To teraz już wiesz ;) Skoro zdajesz sobie sprawę, jak w rzeczywistości mało masz czasu do wykorzystania, w jaki więc sposób zaplanować obowiązki tak, aby z miliona niepotrzebnych czynności wysupłać te najważniejsze? Jak odnaleźć i zdefiniować priorytety?

Jeśli masz problem z klasyfikacją swoich obowiązków według ważności, skorzystaj z podpowiedzi:

1. Wypisz na osobnej kartce wszystkie zadania, które chciałbyś wykonać danego dnia.

2. Przy każdym zadaniu zapisz, ile czasu zajmie Ci jego wykonanie. Zaraz obok zapisz czas, który będzie Twoim zabezpieczeniem na wypadek komplikacji lub nieoczekiwanych sytuacji.

3. Biorąc pod uwagę liczbę godzin, które masz dostępne w ciągu dnia zabierz się za ich realizację w kolejności od najważniejszych do tych najmniej istotnych.

Spróbuj.

Planując według Metody Alpen należy pamiętać o każdym z powyższych punktów. Warto poświęcić co rano 15 minut na uporządkowanie swojego kalendarza i odpowiedź na pytanie- co jest dziś dla mnie najważniejsze. Jeśli masz problem z upychaniem zbyt dużej ilości zadań w zbyt małej przestrzeni czasowej, ten sposób zarządzania czasem będzie dla Ciebie idealny niczym skrojony na miarę. Spróbuj :)